13.0 संक्षिप्त परिचय:
सतर्कता विभाग ने एसएपी में उपस्थिति रिकॉर्डिंग सिस्टम (एआरएस) में एओडी (अवे ऑन ड्यूटी), एनपीआई (नॉट पंच्ड इन) और एनपीओ (नॉट पंच्ड आउट) के नियमितीकरण की रिपोर्ट पर औचक जांच की।
13.1 पृष्ठभूमि:
जांच के दौरान, यह पता चला कि कई एचआर अधिकारियों और यहां तक कि कुछ निश्चित अवधि के कर्मचारियों को सक्षम प्राधिकारी की मंजूरी के बिना पंच टाइमिंग के नियमितीकरण का प्राधिकरण दिया गया था। अधिकृत कर्मचारी एसएपी में एआरएस में अपनी खुद की पंच टाइमिंग को नियमित कर सकता है। एसएपी में एआरएस में एओडी/एनपीआई/एनपीओ का नियमितीकरण अक्सर होता था। कुछ मामलों में, निर्धारित शिफ्ट समय के अनुसार देर से आना या जल्दी जाना भी नियमित पाया गया।
SAP में वर्तमान ARS प्रणाली तकनीकी रूप से फुलप्रूफ है और रिकॉर्डिंग में त्रुटि या रिकॉर्डिंग पर ध्यान न दिए जाने की संभावना बहुत कम है।
13.2 कार्यान्वयन:
सतर्कता विभाग द्वारा सुझाए गए निम्नलिखित प्रणालीगत सुधार लागू किए गए।
(i) एसएपी एआरएस में पंच इन और आउट टाइमिंग को नियमित करने का अधिकार बहुत सीमित अधिकारियों को सौंपा जाना चाहिए और ऐसे अधिकारियों को उचित जांच के बाद इसे मंजूरी देनी चाहिए।
(ii) सिस्टम (एआरएस) को किसी विशेष रैंक तक के किसी भी कार्यकारी को अपने स्वयं के एनपीआई/एनपीओ/एओडी को नियमित करने से रोकना चाहिए।
(iii) सीआईटी विभाग को केवल जीएम (एचआर) के अनुमोदन से चयनित एचआर अधिकारियों को एसएपी में विशिष्ट टी-कोड के लिए प्राधिकरण जारी करना चाहिए।
(iv) संबंधित एचओडी/एचओएस की जानकारी के लिए सीआईटी द्वारा एनपीआई/एनपीओ/एओडी सुविधा के लगातार उपयोग के बारे में आवधिक 'अपवाद' रिपोर्ट तैयार की जा सकती है।
(v) एआरएस प्रणाली को उपयुक्त रूप से संशोधित किया जाना चाहिए ताकि यह एनपीआई/एनपीओ/एओडी को छोड़कर समय में सुधार की अनुमति न दे। यदि एनपीआई/एनपीओ सिस्टम त्रुटि के कारण है, तो कार्यकारी को सीआईटी विभाग को सूचित करना चाहिए जो कुछ वैकल्पिक विधि सुझाएगा।
(vi) एनपीआई/एनपीओ को ओवरटाइम/आकस्मिक भत्ते और शनिवार के लिए नियमित नहीं किया जाना चाहिए।
(vii) एओडी सुविधा का उपयोग/अनुमोदन केवल आधिकारिक प्रयोजन के लिए सक्षम प्राधिकारी द्वारा किया जाना चाहिए।
13.3 प्रभाव और लाभ:
आईटी विभाग की सहायता से एआरएस प्रणाली के नियंत्रण में सुधार से उपस्थिति नियमितीकरण प्रणाली में अनियमितताओं की संभावनाओं को रोका जा सकेगा।
सूचना का अधिकार
